Внутренний аудит аптечной организации, его особенности и нормативно-правовое регулирование

Введение

Актуальность темы. Улучшение документации является наиболее важным направлением для повышения производительности лица, ответственного за аптечную организацию, и каждого сотрудника. Для подготовки документов использовались различные унифицированные формы, которые были разработаны, утверждены и вступили в силу российскими национальными стандартами. В повседневной работе аптечной организации создаются документы по различным вопросам производства, экономики, финансов и социальной деятельности. Деятельность, организуемая аптеками, требует регистрации большого количества документов. Для того чтобы быстро найти нужные файлы среди множества других файлов, их необходимо правильно систематизировать. Документооборот — это движение документов учреждения, начиная с этапа их создания и заканчивая завершением работы с ними. Движение документов в аптеке должно быть строго целенаправленным, недопустимо их хаотичное перемещение, так как это может навредить управленческой деятельности руководителя. Общие требования по работе с документами, содержащими информацию, регламентирует Федеральный закон N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г.
Деятельность любой организации сопровождается созданием файлов. Аптечные организации не являются исключением. В настоящее время официальная информация большинства сотрудников аптечных учреждений поступает через документы. Ключевой задачей, стоящей перед современными аптечными организациями, является рациональное управление офисной работой. Такого рода организация работы с документами призвана обеспечить наилучшие условия для всех видов работы с документами (от создания или получения документов до уничтожения или передачи в файловое хранилище).
Деятельность современных аптечных учреждений характеризуется непрерывным процессом составления и перемещения документов. Техническая нагрузка на документы настолько велика, что мешает производственной деятельности организации. В связи с этим работа с документами должна иметь такой четкий и отлаженный порядок, чтобы не отвлекать сотрудников от основных целей их работы. Одним из основных ресурсов современных аптечных организаций является информация. Массив информации, созданный в процессе работы, сначала состоит из документов. Сотрудники агентства по управлению аптечной организацией проводят большую часть своего рабочего времени за составлением, обработкой, утверждением и оформлением документов, что занимает 60%, а в некоторых случаях и до 80% их рабочего времени.
Степень разработанности темы исследования. При написании исследования использовались работы следующих авторов: Д.В. Акельева, Д.И. Архипова, Л.И. Бадренкова, Е.И. Виль-Вильямс и др.
Объектом исследования данной работы является сеть аптек «Вита».
Предметом исследования – является делопроизводство аптека «Вита».
Цель работы – рассмотреть внутренний аудит аптечной организации, его особенности и нормативно-правовое регулирование.
Задачи исследования:
 рассмотреть сущность и основные понятия обучения персонала в кадровом делопроизводстве;
 изучить внутренний аудит в аптеке;
 определить правовые аспекты регулирования аудиторской деятельности;
 дать общую характеристику предприятия «Вита»;
 рассмотреть основные правила организации документооборота «Вита»;
 изучить схему движения и технология обработки документов «Вита».
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.
1. Теоретические основы внутреннего аудита аптечной организации, его особенности и нормативно-правовое регулирование

1.1 Сущность и основные понятия обучения персонала в кадровом делопроизводстве

В современном обществе одним из условий существования и развития той или иной организации является персонал. Исполнение работником своих должностных обязанностей требует определенных теоретических и практических знаний рабочих процессов, принципов работы оборудования, выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Именно уровень образования и профессиональной подготовки каждого работника позволит успешно реализовать все поставленные задачи внутри организации, поэтому обучение персонала является актуальной темой на сегодняшний день. Обучение персонала – это целенаправленно организованный, планомерно и систематически осуществляемый процесс овладения знаниями, умениями, навыками и способами общения под руководством опытных преподавателей, наставников, специалистов, руководителей и т. п. [18, с. 60].
Существуют три вида обучения персонала: подготовка, повышение квалификации и переподготовка. Подготовка персонала включает в себя планомерное и организованное обучение и выпуск квалифицированных специалистов.
Повышение квалификации заключается в обучении персонала с целью совершенствования знаний, умений. В современном обществе одним из условий существования и развития той или иной организации является персонал. Исполнение работником своих должностных обязанностей требует определенных теоретических и практических знаний рабочих процессов, принципов работы оборудования, выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Именно уровень образования и профессиональной подготовки каждого работника позволит успешно реализовать все поставленные задачи внутри организации, поэтому обучение персонала является актуальной темой на сегодняшний день.
Существует большое количество определений обучения персонала. Основные из них представлены в таблице 1 [15, с. 228].
Таблица 1 – Основные определения понятия «обучение персонала»
№
п/п Авторы Определение
1. Кибанов А.Я. «Это целенаправленно организованный, систематический и непротиворечивый процесс овладения знаниями, навыками, умениями и методами коммуникации под руководством опытных учителей, наставников, экспертов и менеджеров».
2. Armstrong, M. «При определенной форме обучения поведение системы изменяется за счет формирования новых навыков, которые возникают в результате образования, преподавания, развития и систематического опыта»
3. Егоршин А.П. «Обеспечить, чтобы профессиональные знания и навыки сотрудников соответствовали современному уровню развития науки, техники и производства»
4. Магура М.И. «Важнейший инструмент для получения возможностей через свое руководство увеличить потенциал человеческих ресурсов и повлиять на формирование организационной культуры»
5. Stout L.U. «Обучение персонала относится к членам организации, действующим в качестве агентов обучения организации, реагирующих на изменения в организации и ее окружении, обнаруживающих и исправляющих ошибки в теоретических программах, используемых организацией, и внедряющих результаты своих исследований в личный психологический имидж организации и социальные показатели.»
6. Adizes I. «Это организационный процесс, призванный помочь коллективному прогрессу посредством сотрудничества, опыта и морального стимулирования, развивать личный потенциал и приобретать знания, соответствующие целям организации»

Обучение персонала – это целенаправленно организованный, планомерно и систематически осуществляемый процесс овладения знаниями, умениями, навыками и способами общения под руководством опытных преподавателей, наставников, специалистов, руководителей и т. п. Существуют три вида обучения персонала: подготовка, повышение квалификации и переподготовка. Подготовка персонала включает в себя планомерное и организованное обучение и выпуск квалифицированных специалистов. Кадровое делопроизводство — это работа с документами, связанными с трудовыми отношениями и учетом кадров. Эти документы — следствие и основа принимаемых кадровых управленческих решений, они обеспечивают решениям юридическую силу.
Основная функция кадрового делопроизводства — фиксация информации о трудовой деятельности персонала: приеме на работу; перемещениях и переводах сотрудников; учете рабочего времени; предоставлении оплачиваемых и прочих отпусков; увольнении. К числу кадровых документов также относят локальные нормативные акты работодателя, регламентирующие трудовые взаимоотношения на конкретном предприятии. Их разработка, утверждение и актуализация также входят в функционал кадрового делопроизводства.
Поэтому очень важно в условиях современного общества и развития различных технологий осуществлять обучение персонала в организации. Ведь обучение персонала это своего рода определенные инвестиции, которые в будущем принесут экономическую выгоду для предприятия, а так же создают положительный имидж организации на рынке труда.
Обучение - это любой систематический процесс, инициируемый и управляемый организацией для формирования знаний, навыков сотрудников, изменения поведения, чтобы повысить их вклад в достижение организационных целей. Такая трактовка сущности обучения является общепринятой. Она основывается на принципах менеджмента качества, международных стандартах серий ISO 9000, ISO 10000[8].
Российский ГОСТ Р ИСО 10015-2007 «Менеджмент организации. Руководящие указания по обучению» (аналог международного стандарта ISO 10015:1999 Quality аптека. Guidelines for training) содержит следующее определение: «Обучение (Training): процесс предоставления и совершенствования знаний, навыков и качеств для удовлетворения требований» (п. 3.2). Международные стандарты предопределяют, что под требованиями в данном случае следует понимать потребности или ожидания заказчика (потребителя) обучения персонала. Одним из очевидных требований является достижение поставленных целей [12, с. 148].
Проанализировав эти концепции, мы можем сделать вывод, что все они несут в себе основную идею о том, что обучение сотрудников - это знания, навыки и умения, необходимые сотрудникам для получения успешной профессиональной деятельности. Согласно определению, предложенному А.Я. Кибановым, он понимает обучение сотрудников как «целенаправленную организацию, систематическое и непостоянное овладение знаниями под руководством опытных учителей, наставников, экспертов, менеджеров и т.д.». Основная идея этого определения заключается в том, что обучение сотрудников - это знания, навыки и уменья, необходимые сотрудникам для достижения успешной профессиональной деятельности.
Следовательно, изучив концепцию и суть обучения сотрудников, можно сделать вывод, что обучение сотрудников является необходимой частью совместной деятельности с сотрудниками. Она призвана не только повысить квалификацию сотрудников и научить их решать более широкий круг задач, но и сформировать личное отношение и систему ценностей сотрудников. Организация возлагает много надежд на этот процесс. На что я хочу обратить внимание, так это на то, что человеческие ресурсы являются ключевым фактором в использовании других факторов производства, поэтому организация должна создавать все необходимые условия труда для сотрудников.

1.2. Внутренний аудит в аптеке

Аудит заключается в проверке работы аптечной организации. Она может быть двух видов: внешняя, когда деятельность аптеки проверяется независимым инспектором контрольного органа, и внутренняя. В последнем случае руководство инициирует проверку.
Внутренний аудит является составляющей системы качества в аптеках. Аптеки уделяют большое внимание внутренним проверкам и это совершенно оправдано – практика показывает, что в тех организациях, где внутренние проверки проводятся реально, не формально, в них выявляется меньше нарушений и со стороны проверок надзорных органов и в принципе меньше проблем возникает.
Главное руководство к действию для розничных аптек – это правила надлежащей аптечной практики, утверждённые приказом № 647н МИнздрава. В пунктах этих правил 61-65 и 67 сказано об организации внутреннего аудита в аптеках, как это должно быть: